3-Schritte-Buchung
Behandlung wählen, Termin aussuchen, Daten eingeben – fertig. So einfach ist es für deine Kund:innen.
Online-Buchungskalender
Dein digitaler Empfangstresen: Tierhalter:innen öffnen deine Buchungsseite, wählen eine Behandlung und einen freien Termin – und du bekommst alle Daten inklusive neuem Kontakt und Patient direkt in TheraTap. Ohne Telefon, ohne E-Mail-Pingpong, rund um die Uhr.
Auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Auf einen Blick“Intelligente Verfügbarkeit
Arbeitszeiten, Pufferzeiten, Urlaub, Räume, Geräte und Therapeuten-Skills – alles fließt automatisch in die freien Zeitfenster ein.
Automatische Kontaktanlage
Bei jeder Buchung werden Kontakt und Patient automatisch angelegt oder erkannt. Kein manuelles Abtippen.
Überall einbettbar
Eigene Buchungsseite, Widget auf deiner Website oder iFrame – der Kalender funktioniert auf jedem Gerät und in jedem Setup.
Was der Online-Buchungskalender kann
Abschnitt betitelt „Was der Online-Buchungskalender kann“| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Online-Terminbuchung | Tierhalter:innen buchen Termine über deine persönliche Buchungsseite oder ein eingebettetes Widget – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. |
| Automatische Verfügbarkeit | Nur tatsächlich freie Zeitfenster werden angezeigt. Arbeitszeiten, Ausnahmen, gebuchte Termine, Pufferzeiten und Ressourcen werden in Echtzeit verrechnet. |
| Kontakt- & Patientenanlage | Name, E-Mail, Adresse, Tierart, Rasse, Geburtsdatum – alles wird automatisch als Kontakt und Patient in TheraTap gespeichert. Bestehende Kontakte werden erkannt. |
| Zwei Buchungsmodi | Wahlweise als Terminanfrage (du bestätigst manuell) oder als automatische Bestätigung (Termin steht sofort). |
| Ressourcenverwaltung | Räume, Geräte und Therapeuten werden automatisch zugewiesen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen. |
| Erinnerungen | Automatische Terminerinnerungen per E-Mail und optional per SMS – 24 Stunden vor dem Termin. |
| Nachrichten | Über den integrierten Nachrichtenverlauf kommunizierst du direkt mit Tierhalter:innen zu ihrer Anfrage. |
| Einbettbar | Den Kalender bettest du als Widget, Custom Element oder iFrame in deine eigene Website ein. |
So buchen Tierhalter:innen einen Termin
Abschnitt betitelt „So buchen Tierhalter:innen einen Termin“Der Buchungsprozess ist bewusst einfach gehalten – drei Schritte, keine Registrierung, kein Login:
-
Behandlung auswählen
Alle aktiven Behandlungsarten werden übersichtlich angezeigt – mit Name, Beschreibung, Dauer und Preis. Tierhalter:innen wählen die passende Leistung aus.
-
Wunschtermin wählen
Ein übersichtlicher Kalender zeigt nur die tatsächlich verfügbaren Tage und Zeitfenster an. Vergangene Tage, ausgebuchte Slots und Zeiten außerhalb deiner Arbeitszeiten werden automatisch ausgeblendet. Auf dem Desktop werden zwei Monate nebeneinander angezeigt, auf dem Smartphone einer – immer optimiert für das jeweilige Gerät.
-
Kontakt- und Tierdaten eingeben
Im letzten Schritt geben Tierhalter:innen ihre Daten ein:
- Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse
- Tierdaten: Name, Tierart (Hund, Pferd, Katze, Sonstiges), Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum
- Nachricht: Platz für Anliegen, Symptome oder Fragen
Eine übersichtliche Zusammenfassung zeigt Behandlung, Datum, Uhrzeit und Dauer vor dem Absenden nochmal auf einen Blick. Nach dem Absenden erhalten Tierhalter:innen sofort eine Bestätigung auf dem Bildschirm und per E-Mail.
Was nach einer Buchung automatisch passiert
Abschnitt betitelt „Was nach einer Buchung automatisch passiert“Sobald eine Buchung eingeht, erledigt TheraTap im Hintergrund eine ganze Reihe von Aufgaben – du musst dich um nichts davon kümmern:
| Was passiert | Detail |
|---|---|
| Kontakt anlegen | Ein neuer Kontakt wird mit allen übermittelten Daten erstellt. Wird die E-Mail-Adresse erkannt, wird der bestehende Kontakt verknüpft. |
| Patient anlegen | Die Tierdaten werden als neuer Patient beim Kontakt gespeichert – inklusive Tierart, Rasse und Geburtsdatum. |
| Termin erstellen | Ein Termin wird im Kalender angelegt – je nach Modus als bestätigt oder als offene Anfrage. |
| Ressourcen reservieren | Falls die Behandlungsart einen Raum oder ein Gerät erfordert, wird automatisch eine freie Ressource reserviert. |
| Therapeut zuweisen | Bei mehreren Therapeuten wird automatisch ein verfügbarer Therapeut mit dem passenden Skill zugewiesen. |
| Benachrichtigungen senden | Tierhalter:in erhält eine Bestätigung (oder Anfrage-Eingangsbestätigung), du erhältst eine Benachrichtigung über die neue Buchung. |
| Erinnerung planen | 24 Stunden vor dem Termin wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail (und optional per SMS) versendet – inklusive ICS-Kalender-Datei. |
Terminanfrage oder automatische Bestätigung
Abschnitt betitelt „Terminanfrage oder automatische Bestätigung“Du entscheidest, wie Buchungen behandelt werden:
| Modus | Verhalten | Ideal für |
|---|---|---|
| Terminanfrage (Standard) | Buchungen erscheinen als offene Anfrage. Du prüfst, kommunizierst bei Bedarf über den Nachrichtenverlauf und bestätigst oder lehnst ab. | Praxen, die jede Buchung individuell prüfen möchten |
| Automatische Bestätigung | Termine werden sofort bestätigt und im Kalender eingetragen. Tierhalter:innen erhalten direkt die Terminbestätigung. | Praxen mit klar definierten Arbeitszeiten und Kapazitäten |
Den Modus stellst du unter Einstellungen → Buchungseinstellungen ein.
Einrichtung
Abschnitt betitelt „Einrichtung“-
Voraussetzungen prüfen
Bevor Kund:innen online bei dir buchen können, sollten drei Bereiche eingerichtet sein:
Bereich Wo Wozu Behandlungsarten Einstellungen → Behandlungsarten Legt fest, welche Leistungen buchbar sind – mit Name, Dauer und Preis Arbeitszeiten Einstellungen → Arbeitszeiten Bestimmt, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Termine möglich sind Öffentliches Profil Einstellungen → Öffentliches Profil Deine Praxisdaten, Beschreibung und Logo für die Buchungsseite -
Online-Buchung aktivieren
Navigiere zu Einstellungen → Buchungseinstellungen und aktiviere den Online-Buchungskalender. Danach passiert automatisch:
- Deine persönliche Buchungsseite wird freigeschaltet
- Der Button „Jetzt Termin buchen” erscheint auf deinem öffentlichen Profil
- Eingehende Anfragen erscheinen unter Terminanfragen
-
Buchungseinstellungen anpassen
Unter Einstellungen → Buchungseinstellungen passt du die Buchung an deine Bedürfnisse an:
Einstellung Was sie bewirkt Standardwert Pufferzeit Zeitlicher Abstand vor und nach jedem Termin – ideal für An-/Abreise und Nachbereitung (0–180 Minuten) 0 Minuten Vorlaufzeit Wie kurzfristig gebucht werden kann – verhindert zu spontane Buchungen (0–120 Stunden) 1 Stunde Vorausbuchung Wie weit im Voraus Termine buchbar sind (1–365 Tage) 60 Tage Buchungshinweis Individueller Text für Tierhalter:innen während der Buchung – z. B. Hinweise zur Anfahrt oder Vorbereitung – Buchungsmodus Terminanfrage (manuell bestätigen) oder automatische Bestätigung Terminanfrage Währung EUR, CHF, DKK oder USD – für die Preisanzeige deiner Behandlungsarten EUR -
Buchungslink teilen
Deinen persönlichen Buchungslink findest du unter Einstellungen → Öffentliches Profil. Empfohlene Einsatzorte:
- Eigene Website und Social Media (z. B. Instagram Link in Bio)
- WhatsApp-Status und E-Mail-Signatur
- Google Maps Eintrag
- QR-Code auf Visitenkarten, Flyern oder im Wartezimmer
Zusammenspiel der Einstellungen
Abschnitt betitelt „Zusammenspiel der Einstellungen“Alle Bausteine greifen nahtlos ineinander – so entsteht ein vollständiges Buchungssystem:
| Baustein | Was er steuert |
|---|---|
| Arbeitszeiten | Grundrahmen, wann Termine buchbar sind – pro Wochentag mit flexiblen Zeitfenstern |
| Verfügbarkeits-Ausnahmen | Urlaub, Krankheit, Feiertage – überschreiben Arbeitszeiten für einzelne Tage oder wiederkehrend |
| Behandlungsarten | Buchbare Leistungen mit Dauer, Preis und Beschreibung – optional mit Raum- oder Geräteanforderung |
| Ressourcen & Räume | Verhindert Doppelbuchungen von Behandlungsräumen und Spezialgeräten |
| Therapeuten-Ressourcen | Bei mehreren Therapeuten: Skill-basierte Zuweisung – jeder Therapeut bekommt nur passende Behandlungen |
| Terminerinnerungen | Automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS – individuell anpassbare Vorlagen |
| Öffentliche Buchungsseite | Professionelle Profilseite mit Kalender – auch als Widget einbettbar |
Weitere Themen
Abschnitt betitelt „Weitere Themen“- Öffentliche Buchungsseite – Profilseite, Widget-Einbettung und alles, was Tierhalter:innen sehen
- Terminanfragen verwalten – Eingehende Buchungen prüfen, bestätigen oder ablehnen
- Nachrichten – Direkte Kommunikation zu Terminanfragen
- Kontaktformular – Direktnachrichten über deine öffentliche Seite
- Profil & Verzeichnis – Dein öffentliches Profil und das Therapeutenverzeichnis
- Kalender & Terminübersicht – Alle Termine auf einen Blick