Rechnungen erstellen & verwalten

TheraTap bringt ein vollständiges Rechnungssystem mit, das speziell auf die Bedürfnisse von Tierphysiotherapeut:innen und Tiertherapeut:innen zugeschnitten ist. Du erstellst Rechnungen direkt aus der Behandlung heraus, fügst Positionen hinzu und versendest das fertige PDF per E-Mail — alles an einem Ort.

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Auf einen Blick

Schnell erstellt

Manuell oder direkt aus einer Behandlung heraus – Kontakt, Tier und Positionen werden automatisch übernommen.

PDF mit SEPA-QR-Code

Professionelles Rechnungs-PDF inklusive QR-Code für einfaches Bezahlen per Banking-App.

Automatische Berechnung

Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag berechnen sich in Echtzeit – auch bei Kleinunternehmerregelung.

Immer im Blick

Entwurf, Offen, Bezahlt, Überfällig: Verfolge den Status jeder Rechnung und versende sie direkt per E-Mail.

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Rechnung erstellen

1. Neue Rechnung anlegen

   Du hast mehrere Wege:

   • Über das Menü: Gehe zu Rechnungen → + Neue Rechnung
   • Aus einem Befundbogen: Öffne einen abgeschlossenen Befundbogen → Aktionsmenü → Rechnung erstellen. Die Befundbogen-Daten werden automatisch übernommen.
   • Über den Header: Klicke oben rechts auf + Erstellen → Neue Rechnung

2. Kontakt und Patient zuordnen

   Wähle die Tierhalter:in (Rechnungsempfänger:in) und optional das zugehörige Tier aus. Adressdaten werden automatisch aus dem Kontakt übernommen.

3. Rechnungsdetails festlegen

   • Rechnungsdatum — Standardmäßig das heutige Datum
   • Leistungsdatum — Wann die Behandlung stattgefunden hat
   • Fälligkeitsdatum — Bis wann bezahlt werden soll
   • Preisart — Netto oder Brutto (je nach Einstellung)

4. Positionen hinzufügen

   Füge eine oder mehrere Rechnungspositionen hinzu:

   • Manuelle Eingabe — Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz frei eingeben
   • Aus dem Artikelkatalog — Vordefinierte Artikel mit einem Klick einfügen
   • Aus Termindaten — Behandlungsarten und Termine als Positionen übernehmen

   Jede Position kann eine ausführliche Beschreibung enthalten — z. B. für detaillierte Leistungsnachweise.

5. Prüfen und speichern

   Die Zwischensumme, Steuerbeträge (gruppiert nach Steuersatz) und der Gesamtbetrag werden in Echtzeit berechnet. Speichere die Rechnung zunächst als Entwurf.

Tipp

Nutze den Entwurfsmodus, um Rechnungen in Ruhe vorzubereiten. Erst beim Finalisieren wird eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben — vorher kannst du noch alles ändern.

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Rechnungspositionen im Detail

Jede Position auf deiner Rechnung enthält:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Kurzbezeichnung der Leistung oder des Artikels
Detailbeschreibung	Optionale ausführliche Erläuterung
Menge	Anzahl (z. B. 1 Behandlung, 3 Einheiten)
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Einheit	z. B. Stück, Stunde, Sitzung
Steuersatz	MwSt.-Satz (z. B. 19 %, 7 % oder 0 % bei Kleinunternehmerregelung)
Typ	Leistung, Artikel oder Termin

Du kannst die Reihenfolge der Positionen per Drag & Drop beliebig anpassen.

Rabatt abziehen

Unter den Positionen findest du Rabatt. Wähle Prozent (z. B. 10 %) oder einen festen Betrag und optional eine eigene Bezeichnung. TheraTap fügt den Rabatt als Abzugsposition mit negativem Preis ein – bei mehreren Steuersätzen eine Position je Satz, damit die Mehrwertsteuer stimmt. Die Abzugsposition kannst du danach wie jede andere Position ändern oder entfernen.

Sammelrechnung für mehrere Tiere

Behandelst du mehrere Tiere derselben Tierhalter:in (z. B. vier Pferde geimpft), fasst du alles in einer Rechnung zusammen:

1. Lege eine neue Rechnung an und wähle die Tierhalter:in aus.
2. Schalte Sammelrechnung ein. Statt eines Tiers für die ganze Rechnung wählst du das Tier jetzt je Position.
3. Füge die Positionen hinzu und wähle bei jeder Position über den Button mit der Pfote das passende Tier. Eine Leistung für vier Pferde fügst du einfach viermal ein, je einmal pro Pferd.
4. Speichere, finalisiere und versende die Rechnung wie gewohnt – die Tierhalter:in bekommt eine Mail mit einem PDF.

Auf dem PDF stehen die Positionen nach Tier gruppiert, mit dem Tiernamen als Überschrift und einer Zwischensumme je Tier. Vor dem Finalisieren weist TheraTap dich auf Positionen ohne Tier hin.

Hinweis

Bei aktivierter Kleinunternehmerregelung wird der Steuersatz automatisch auf 0 % gesetzt. Auf der Rechnung erscheint der Hinweis passend zu deinem Rechnungsland (in Deutschland z. B. § 19 UStG). Weitere Pflichtangaben wie RCS oder Betriebserlaubnis hinterlegst du einmal unter Rechnungseinstellungen.

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Rechnung finalisieren

Wenn du mit dem Entwurf zufrieden bist, klicke auf Finalisieren. Dabei passiert Folgendes:

1. Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird vergeben (nach deinem konfigurierten Format)
2. Die Rechnung wechselt vom Status Entwurf zu Offen
3. Ein PDF wird automatisch erstellt — inklusive SEPA-QR-Code für einfaches Bezahlen
4. Die Rechnung kann nicht mehr inhaltlich bearbeitet werden

Achtung

Vor dem Finalisieren prüft TheraTap, ob alle Pflichtdaten vorhanden sind — insbesondere die Adresse der Tierhalter:in und deine Rechnungseinstellungen. Fehlt etwas, erhältst du einen Hinweis.

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Rechnungsstatus

Jede Rechnung durchläuft einen klaren Lebenszyklus:

Status	Bedeutung
Entwurf	Die Rechnung wird vorbereitet und kann noch bearbeitet werden
Offen	Die Rechnung wurde finalisiert und an die Kund:in gesendet
Bezahlt	Die Zahlung wurde erfasst — mit Datum und Zahlungsart
Überfällig	Das Fälligkeitsdatum ist überschritten, die Zahlung steht noch aus
Storniert	Eine Stornorechnung wurde erstellt

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Zahlung erfassen

Sobald die Zahlung eingeht, markierst du die Rechnung als bezahlt:

1. Öffne die Rechnung
2. Klicke auf Als bezahlt markieren
3. Wähle das Zahlungsdatum und die Zahlungsart:

Zahlungsart	Beschreibung
Überweisung	Klassische Banküberweisung
Barzahlung	Vor Ort kassiert
PayPal	Zahlung via PayPal
SumUp	Kartenzahlung über SumUp-Terminal

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Stornorechnung erstellen

Wenn eine finalisierte Rechnung vollständig aufgehoben werden muss:

1. Öffne die betreffende Rechnung
2. Klicke auf Stornieren
3. Ist schon Geld eingegangen, wählst du, wie es zurückgeht (z. B. bar oder per Überweisung)
4. TheraTap legt sofort eine Stornorechnung an: eigene Rechnungsnummer, heutiges Datum, alle Positionen mit negativem Betrag und ein Verweis auf die Originalrechnung
5. Die Originalrechnung wird als storniert gekennzeichnet

Hinweis

Stornorechnungen sind fertige Belege: Sie lassen sich nicht bearbeiten und nicht als bezahlt markieren. Die Originalrechnung bleibt im Archiv erhalten. Stornorechnungs-Entwürfe aus der früheren Version kannst du in der Rechnung unverändert finalisieren – sie bekommen dabei das heutige Datum.

Rechnungskorrektur (Teilgutschrift, Erstattung)

Soll nur ein Teil einer Rechnung zurückgenommen werden – etwa nicht genutzte Behandlungen einer Rabattkarte oder ein Nachlass aus Kulanz –, legst du eine Rechnungskorrektur an statt einer neuen Rechnung mit negativem Betrag:

1. Öffne die finalisierte Rechnung
2. Wähle im Menü ⋯ den Punkt Korrigieren / erstatten
3. Gib je Position den Betrag ein, um den die Rechnung gemindert wird, und passe bei Bedarf den Text an (z. B. „Erstattung 8 nicht genutzte Behandlungen“)
4. Optional: Grund der Korrektur – er steht auf dem Beleg
5. Ist die Rechnung schon bezahlt, wählst du, wie das Guthaben zurückgeht – oder Nicht erstatten, dann bleibt es als Guthaben an der Rechnung stehen
6. Korrektur festschreiben

Die Korrektur ist ein eigener Beleg mit Rechnungsnummer und Verweis auf die Originalrechnung. Sie mindert den offenen Betrag der Rechnung, erscheint in Statistik, Rechnungsjournal und DATEV-Export als Erlösminderung und kann je Steuersatz höchstens den Betrag der Originalrechnung ausmachen.

Storno oder Korrektur?

Für den vollen Betrag stornierst du die Rechnung. Gibt es zu einer Rechnung schon eine Korrektur, wird auch der Rest per Korrektur gutgeschrieben.

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Rechnungen suchen & filtern

Die Rechnungsübersicht bietet dir leistungsstarke Filter:

• Status-Filter — Entwürfe, Offene, Bezahlte oder Überfällige Rechnungen anzeigen
• Zeitraum — Nach Rechnungsdatum filtern
• Suche — Nach Rechnungsnummer, Kontaktname oder Patient suchen
• Sortierung — Nach Datum, Betrag, Status oder Rechnungsnummer

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Rechnung per E-Mail versenden

Direkt aus TheraTap heraus kannst du Rechnungen per E-Mail verschicken:

1. Öffne die finalisierte Rechnung
2. Klicke auf Per E-Mail senden
3. Das PDF wird automatisch als Anhang beigefügt
4. Betreff und Text kommen aus deiner Standard-Vorlage (falls hinterlegt) — du kannst sie vor dem Absenden noch anpassen

Standard-Mail hinterlegen

Unter Einstellungen → Kommunikation & Vorlagen → Rechnungen hinterlegst du Betreff und Text für den Rechnungsversand. Mit Vorlage laden bekommst du einen sinnvollen Starttext mit Platzhaltern. Über Verfügbare Variablen siehst du u. a.:

Platzhalter	Bedeutung
{{invoice:number}}	Rechnungsnummer
{{invoice:total}}	Betrag (formatiert)
{{invoice:date}}	Rechnungsdatum
{{invoice:due_date}}	Fälligkeitsdatum

Zusätzlich funktionieren die bekannten Patient-, Team- und Kontakt-/Besitzer-Variablen. Die Platzhalter werden beim Absenden automatisch ersetzt.

Tipp

Ohne hinterlegte Vorlage öffnet der Versand weiterhin den Mail-Composer mit einem Standard-Betreff und leerem Text — du kannst also jederzeit manuell schreiben.

Du kannst Rechnungen auch im Mail-Composer als Anhang auswählen, wenn du eine allgemeine E-Mail schreibst.

Nach dem Versand findest du die Mail im E-Mail-Protokoll der Kontaktakte – und in Rechnungsliste sowie Detail erscheint das Häkchen-Icon mit Versendet am … als klickbarer Link zur Nachricht.

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Überfällige Rechnungen

TheraTap erkennt automatisch, wenn das Fälligkeitsdatum einer offenen Rechnung überschritten ist. Im Dashboard und in der Rechnungsübersicht siehst du auf einen Blick, welche Zahlungen noch ausstehen.

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Weitere Themen

• Rechnungseinstellungen — Steuerdaten, Bankverbindung & Nummernkreise
• Artikelkatalog — Leistungen und Produkte vordefinieren
• Zahlungen & Export — PDF-Export, DATEV, XRechnung
• Praxisdaten & Grundeinstellungen — Standard-Mail unter Kommunikation & Vorlagen
• LexWare Office-Integration — Rechnungen an LexWare Office übertragen
• Befundung & Dokumentation — Behandlungen dokumentieren
• Kontakte & Tierakte — Kund:innen und Tiere verwalten
• E-Mail-Protokoll — Versendete Mails nachvollziehen