Ressourcen & Räume

In einer Praxis mit mehreren Therapeut:innen, Behandlungsräumen und Spezialgeräten kann die Terminplanung schnell unübersichtlich werden. Die Ressourcen- und Raumverwaltung in TheraTap löst das: Du hinterlegst einmalig, wer was wo behandeln kann – und TheraTap stellt bei jeder Buchung automatisch sicher, dass alles zusammenpasst und nichts doppelt vergeben wird.

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Auf einen Blick

Keine Doppelbuchungen

TheraTap prüft bei jeder Buchung automatisch, ob Therapeut:in, Raum und Gerät gleichzeitig verfügbar sind.

Individuelle Arbeitszeiten

Jedes Teammitglied bekommt eigene Wochenpläne, Zeitblöcke und Ausnahmen – unabhängig voneinander.

Skills & Fähigkeiten

Lege fest, wer welche Behandlungsarten durchführen kann. TheraTap berücksichtigt das bei jeder Buchung.

Farbcodierter Kalender

Jede Ressource erhält eine eigene Farbe – für sofortige Übersicht, wer wann wo eingeplant ist.

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Was sind Ressourcen und Räume?

	Ressourcen	Räume
Was?	Deine Teammitglieder, die Behandlungen durchführen	Physische Behandlungsorte in deiner Praxis
Beispiele	Therapeut:in A, Therapeut:in B, Assistenz C	Behandlungsraum 1, Trainingsfläche, Longierhalle
Individuelle Zeiten	Ja – eigene Arbeitszeiten und Ausnahmen pro Person	—
Farbcodierung	Ja – für bessere Übersicht im Kalender	—
Skills	Ja – welche Behandlungsarten beherrscht werden	—

Tipp

Ressourcen sind besonders wertvoll, wenn du im Team arbeitest. Aber auch als Einzelperson profitierst du: Du kannst dir selbst Fähigkeiten zuweisen und so steuern, welche Behandlungsarten du anbietest.

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Ressourcen einrichten

Ressourcen sind das Herzstück deiner Terminplanung. Jede Ressource steht für ein Teammitglied, das Behandlungen durchführen kann.

1. Einstellungen öffnen

   Navigiere zu Einstellungen → Buchungseinstellungen → Ressourcen & Räume.

2. Neue Ressource anlegen

   Klicke auf + Ressource erstellen und weise ein Teammitglied zu. Für jede Ressource kannst du festlegen:

   • Person – Welches Teammitglied diese Ressource repräsentiert
   • Farbe – Eine Kalenderfarbe für bessere Übersicht (z. B. Blau für Therapeut:in A, Grün für B)
   • Aktiv/Inaktiv – Ob die Ressource aktuell verfügbar ist

3. Fähigkeiten (Skills) zuweisen

   Lege fest, welche Behandlungsarten diese Ressource durchführen kann. Nur Behandlungsarten, die als Skill zugewiesen sind, können für diese Person gebucht werden.

   Beispiel: Therapeut:in A kann „Erstbefundung”, „Folgebehandlung” und „Lasertherapie”, während Assistenz B nur „Massage” und „Lymphdrainage” anbietet.

4. Individuelle Verfügbarkeit festlegen

   Im Tab Verfügbarkeit legst du für jeden Wochentag eigene Arbeitszeiten fest – unabhängig von den allgemeinen Arbeitszeiten der Praxis:

   • Startzeit und Endzeit pro Wochentag
   • Mehrere Zeitblöcke pro Tag (z. B. vormittags Praxis, nachmittags Stallbesuche)
   • Einzelne Tage komplett deaktivieren

5. Ausnahmen hinzufügen

   Im Tab Ausnahmen kannst du Abweichungen vom regulären Plan eintragen:

   • Ganztägige Ausnahmen – z. B. Urlaub oder Fortbildung
   • Zeitfenster-Ausnahmen – z. B. Arzttermin am Dienstagvormittag
   • Wiederkehrende Ausnahmen – z. B. jeden Freitag frei in einem bestimmten Zeitraum

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Räume einrichten

Räume repräsentieren die physischen Behandlungsorte in deiner Praxis. Sie werden über Raumtypen kategorisiert.

1. Raumtypen anlegen

   Lege zuerst Raumtypen an, die beschreiben, welche Art von Raum benötigt wird – z. B. „Behandlungsraum”, „Trainingsfläche” oder „Longierhalle”.

2. Räume erstellen

   Erstelle für jeden physischen Raum einen Eintrag und weise ihm einen Raumtyp zu:

   • Name – z. B. „Behandlungsraum 1” oder „Trainingsfläche Nord”
   • Raumtyp – z. B. „Behandlungsraum”
   • Aktiv/Inaktiv – Ob der Raum aktuell nutzbar ist

Hinweis

Warum Raumtypen? Weil eine Behandlungsart einen Raumtyp erfordert, nicht einen bestimmten Raum. Wenn du drei Räume vom Typ „Behandlungsraum” hast, bucht TheraTap automatisch den nächsten freien – das erhöht deine Kapazität.

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Behandlungsarten mit Räumen und Geräten verknüpfen

Der letzte Schritt verbindet alles miteinander. In jeder Behandlungsart kannst du festlegen:

• Benötigter Raumtyp – z. B. „Behandlungsraum” (optional)
• Benötigter Gerätetyp – z. B. „Lasergerät” oder „Magnetfeldgerät” (optional)

Beispiele:

Behandlungsart	Raumtyp	Gerätetyp
Erstbefundung Hund	Behandlungsraum	—
Lasertherapie	Behandlungsraum	Lasergerät
Magnetfeldtherapie	Behandlungsraum	Magnetfeldgerät
Pferdeosteopathie mobil	—	—

Behandlungsarten ohne Raum- oder Gerätezuweisung (z. B. mobile Einsätze) sind nur durch die Verfügbarkeit der Ressource begrenzt.

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So funktioniert die automatische Terminplanung

Das ist die eigentliche Stärke: Bei jeder Buchung prüft TheraTap automatisch drei Dinge gleichzeitig:

1. Therapeut:in verfügbar? – Hat eine Ressource mit dem passenden Skill zu dieser Zeit frei?
2. Raum frei? – Ist ein Raum des benötigten Typs verfügbar?
3. Gerät frei? – Ist ein Gerät des benötigten Typs verfügbar?

Nur wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, wird der Zeitslot als buchbar angezeigt. TheraTap berücksichtigt dabei auch den einstellbaren Puffer zwischen Terminen, damit keine Buchung direkt an die nächste grenzt.

Achtung

Die verfügbare Kapazität pro Zeitslot entspricht immer dem Minimum aller Ressourcen. Wenn du 3 Therapeut:innen, aber nur 1 Behandlungsraum hast, können pro Zeitslot maximal 1 Termin (für raumgebundene Behandlungen) stattfinden.

Beispiel

Deine Praxis hat 2 Therapeut:innen und 1 Behandlungsraum. Um 10:00 Uhr hat Therapeut:in A bereits einen Termin im Behandlungsraum:

• Therapeut:in B + Behandlungsraum → Nicht buchbar (Raum belegt)
• Therapeut:in B + mobiler Einsatz → Buchbar (kein Raum nötig)
• Therapeut:in A + Folgebehandlung → Nicht buchbar (bereits belegt)

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Doppelbuchungsvermeidung im Detail

TheraTap schützt dich zuverlässig vor Terminüberschneidungen:

• Raum-Konflikte – Ein Raum wird nie gleichzeitig für zwei Termine vergeben
• Geräte-Konflikte – Jedes Gerät ist pro Zeitslot nur einmal verfügbar
• Personen-Konflikte – Kein Teammitglied wird doppelt eingeplant
• Transaktionssicherheit – Auch bei gleichzeitigen Buchungsanfragen entstehen keine Konflikte

Hinweis

Kund:innen sehen auf der Online-Buchungsseite keine Details zu Räumen, Geräten oder Therapeut:innen. Sie wählen einfach eine Behandlungsart und einen freien Zeitslot. Im Hintergrund sorgt TheraTap dafür, dass alle nötigen Ressourcen reserviert werden.

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Ressourcen und Räume verwalten

Im Alltag kannst du jederzeit flexibel reagieren:

Aktion	Wann sinnvoll?
Deaktivieren	Renovierung, Gerätereparatur, Elternzeit, längere Abwesenheit
Reaktivieren	Raum oder Person ist wieder verfügbar
Ausnahme hinzufügen	Kurzfristiger Urlaub, Fortbildungstag, Arzttermin
Skills anpassen	Teammitglied hat neue Qualifikation oder bietet eine Leistung nicht mehr an
Farbe ändern	Kalenderübersicht optimieren

Deaktivierte Ressourcen und Räume werden bei der Verfügbarkeitsberechnung ignoriert – bestehende Termine bleiben davon unberührt.

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Weitere Themen

• Behandlungsarten – Leistungen anlegen und mit Räumen/Geräten verknüpfen
• Arbeitszeiten – Allgemeine Buchungszeiten festlegen
• Verfügbarkeits-Ausnahmen – Urlaub und Sonderzeiten verwalten
• Online-Buchungskalender – So sieht die Buchung für Kund:innen aus
• Terminanfragen – Eingehende Anfragen bearbeiten