Digitaler Posteingang
Alle Online-Buchungen an einem Ort – mit Statistiken, Dringlichkeitsanzeige und automatischer Aktualisierung.
Terminanfragen
Jede Online-Buchung einer Tierhalter:in landet als Terminanfrage in deinem persönlichen Posteingang. Du siehst auf einen Blick, wer was wann möchte – und entscheidest mit einem Klick, ob der Termin stattfindet. Kontakte und Tiere werden dabei automatisch angelegt, Benachrichtigungen verschickt und Ressourcen geprüft. Kein manuelles Abtippen, kein Hin-und-Her per Telefon.
Auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Auf einen Blick“Ein Klick genügt
Bestätigen oder ablehnen – TheraTap erledigt den Rest: Kalender, Benachrichtigungen, Ressourcen.
Kontakte automatisch
Kontakt und Tier werden bei jeder Buchung automatisch angelegt oder verknüpft. Kein Abtippen nötig.
E-Mail & SMS
Tierhalter:innen werden bei jedem Schritt automatisch informiert – inkl. Kalenderdatei zum Eintragen.
Ressourcen geprüft
Vor der Bestätigung prüft TheraTap automatisch, ob Raum, Gerät und Therapeut:in verfügbar sind.
Live-Aktualisierung
Neue Anfragen erscheinen automatisch alle 30 Sekunden – plus Badge im Hauptmenü für sofortige Sichtbarkeit.
Dashboard und Übersicht
Abschnitt betitelt „Dashboard und Übersicht“Öffne im Hauptmenü den Punkt Terminanfragen. Du siehst sofort vier Kennzahlen:
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Offene Anfragen | Gesamtzahl aller unbearbeiteten Anfragen |
| Heute | Anfragen für den heutigen Tag |
| Diese Woche | Anfragen für die laufende Woche |
| Überfällig | Anfragen, deren Wunschtermin bereits in der Vergangenheit liegt |
Darunter findest du die Liste aller offenen Anfragen – übersichtlich sortiert nach Datum. Jede Anfrage zeigt dir direkt:
- Datum und Uhrzeit des Wunschtermins
- Name und E-Mail der Tierhalter:in
- Tiername und Tierart
- Behandlungsart
- Dringlichkeit – farblich markiert als überfällig, heute oder morgen
Was eine Terminanfrage enthält
Abschnitt betitelt „Was eine Terminanfrage enthält“Öffne eine Anfrage, um alle Details zu sehen:
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Behandlungsart | Die gewählte Behandlung mit Dauer und Preis |
| Wunschtermin | Datum und Uhrzeit des gewünschten Zeitfensters |
| Kontaktdaten | Name, E-Mail (klickbar), Telefonnummer (klickbar) |
| Tierdaten | Name, Tierart, Rasse, Alter |
| Nachricht | Anliegen, Symptombeschreibung, besondere Wünsche |
| Notizen | Eigene Vermerke zur Anfrage |
Anfragen bearbeiten
Abschnitt betitelt „Anfragen bearbeiten“-
Anfrage öffnen
Tippe auf eine Anfrage in der Liste. Die Detailansicht zeigt dir alle übermittelten Informationen auf einen Blick – inklusive klickbarer Telefonnummer und E-Mail-Adresse für den schnellen Kontakt.
-
Details prüfen
Prüfe den gewünschten Termin, die Behandlungsart und die Angaben zum Tier. TheraTap zeigt dir, ob die benötigten Ressourcen (Räume, Geräte, Therapeut:in) zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sind.
-
Entscheidung treffen
Du hast zwei Möglichkeiten:
Aktion Was passiert Bestätigen Der Termin wird sofort im Kalender eingetragen. Die Tierhalter:in erhält eine Bestätigung per E-Mail (inkl. Kalenderdatei zum Eintragen) und optional per SMS. Ablehnen Die Anfrage wird geschlossen. Du gibst eine Begründung ein, die der Tierhalter:in per E-Mail und optional per SMS zugeschickt wird. Bei beiden Aktionen kannst du Notizen hinzufügen, die in die Benachrichtigung einfließen – zum Beispiel Hinweise zur Anfahrt oder Vorbereitung.
Automatische Kontakt- und Tieranlage
Abschnitt betitelt „Automatische Kontakt- und Tieranlage“Einer der größten Zeitsparer: Du musst keine Daten manuell übertragen. Sobald eine Buchung eingeht, passiert im Hintergrund Folgendes:
Kontakt wird angelegt
TheraTap erstellt automatisch einen neuen Kontakt mit Name, E-Mail, Telefon und Adresse. Existiert die E-Mail-Adresse bereits, wird der bestehende Kontakt verknüpft und fehlende Angaben ergänzt.
Tier wird erfasst
Name, Tierart, Rasse und Geburtsdatum des Tieres werden als neuer Patient angelegt und dem Kontakt zugeordnet. Gibt es das Tier bereits, werden die Daten aktualisiert.
Duplikate vermieden
E-Mail-Adressen werden intelligent normalisiert – so wird z. B. eine googlemail.com-Adresse automatisch als gmail.com erkannt. Doppelte Kontakte entstehen so nicht.
Sofort einsatzbereit
Nach der Bestätigung findest du den Kontakt und das Tier direkt in der Tierakte – mit vollständiger Behandlungshistorie ab dem ersten Termin.
Benachrichtigungen
Abschnitt betitelt „Benachrichtigungen“TheraTap informiert alle Beteiligten automatisch – per E-Mail und optional per SMS:
| Zeitpunkt | An wen | Inhalt |
|---|---|---|
| Buchung eingeht | Tierhalter:in | Bestätigung, dass die Anfrage eingegangen ist |
| Buchung eingeht | Du / dein Team | Benachrichtigung über die neue Anfrage |
| Termin bestätigt | Tierhalter:in | Terminbestätigung mit .ics-Kalenderdatei zum Eintragen im eigenen Kalender |
| Termin abgelehnt | Tierhalter:in | Absage mit deiner Begründung |
Schnellfilter
Abschnitt betitelt „Schnellfilter“Über der Anfragenliste findest du drei Filter, um gezielt Anfragen zu finden:
| Filter | Zeigt |
|---|---|
| Alle | Sämtliche offenen Anfragen |
| Heute | Nur Anfragen mit Wunschtermin heute |
| Überfällig | Anfragen, deren Wunschtermin bereits vergangen ist |
Die Liste aktualisiert sich automatisch alle 30 Sekunden – neue Anfragen erscheinen, ohne dass du die Seite neu laden musst.
Nach der Bestätigung
Abschnitt betitelt „Nach der Bestätigung“Sobald du eine Anfrage bestätigst, passiert automatisch:
- Der Termin erscheint im Kalender – mit Therapeut:in, Raum und Gerät
- Räume und Geräte sind für die Termindauer reserviert
- Die Tierhalter:in erhält die Bestätigung mit Kalenderdatei
- Der Kontakt und das Tier sind in der Tierakte verfügbar
- Die Anfrage wird aus der offenen Liste entfernt und archiviert
Von dort aus kannst du direkt mit der Behandlung arbeiten – Befundung starten, Folgetermine planen oder über die Nachrichten kommunizieren.
Anfragemodus vs. automatische Bestätigung
Abschnitt betitelt „Anfragemodus vs. automatische Bestätigung“Du entscheidest, wie Online-Buchungen ablaufen sollen:
| Modus | Verhalten | Ideal für |
|---|---|---|
| Terminanfrage (Standard) | Jede Buchung landet als offene Anfrage. Du prüfst und bestätigst manuell. | Praxen, die jeden Termin vorab prüfen möchten |
| Automatische Bestätigung | Der Termin wird sofort bestätigt und im Kalender eingetragen. | Praxen mit klar definierten Arbeitszeiten und Ressourcen |
Den Modus wählst du unter Einstellungen → Buchungseinstellungen.
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Kann ich abgelehnte oder bestätigte Anfragen noch einsehen? Ja. Bestätigte Termine findest du im Kalender, abgelehnte Anfragen bleiben im Archiv einsehbar.
Was passiert, wenn eine Tierhalter:in doppelt bucht? TheraTap erkennt bestehende Kontakte anhand der E-Mail-Adresse und verknüpft die Buchung automatisch mit dem vorhandenen Kontakt – ohne Duplikate.
Werden Räume und Geräte automatisch reserviert? Ja. Wenn deine Behandlungsarten Ressourcen zugewiesen haben, werden diese bei der Buchung automatisch reserviert und bei der Bestätigung auf Konflikte geprüft.
Kann ich eigene Texte für die Bestätigungsmail verwenden? Ja. Unter Einstellungen → Buchungseinstellungen kannst du E-Mail- und SMS-Vorlagen individuell gestalten.
Unterstützt TheraTap SMS-Benachrichtigungen? Ja. Neben E-Mails können Buchungsbestätigungen und Absagen auch per SMS verschickt werden – sofern du die SMS-Funktion aktiviert hast.
Weiterführende Themen
Abschnitt betitelt „Weiterführende Themen“ Öffentliche Buchungsseite Deine professionelle Buchungsseite – automatisch generiert, einfach teilbar, direkt einbettbar.
Online-Buchungskalender Einrichtung und Konfiguration der gesamten Online-Buchung.
Nachrichten Kommunikation mit Tierhalter:innen direkt aus TheraTap.
Ressourcen & Räume Räume und Geräte verwalten, Doppelbuchungen vermeiden.
Kontakte & Tierakte Kontakte, Tiere und die vollständige Behandlungshistorie.
Kalender & Terminübersicht Alle bestätigten Termine auf einen Blick.